Einen Termin bei einem Facharzt zu vereinbaren geht im Alltag bei vielen Beschäftigten oft unter. Ein Interview mit Alexander Ackermann, Bereichsverantwortlicher des Versorgungsmanagements bei INSITE/meinEAP zum Facharzt-Terminservice - einer Leistung der Externen Mitarbeiterberatung.
Herr Ackermann, Sie sind bei INSITE im Versorgungsmanagement und haben den Facharzt-Terminservice mit aufgebaut. Worum geht es hier genau?
Dieser Service bietet den Beschäftigten unserer Kundenunternehmen die Möglichkeit, die aufwändige Suche nach einem Facharzt an uns abzugeben. Wir kümmern uns um einen Termin bei einem geeigneten Arzt in einem bestimmten Radius.
Was genau benötigen Sie hierzu?
Beim ersten Anruf wird der Bedarf geklärt, d.h. für wen genau benötigt er oder sie einen Termin? Liegt bereits eine Überweisung vor? Ist das Fachgebiet klar oder ist hier zunächst eine Rücksprache mit dem Hausarzt nötig?
Auch der Ort und der regionale Radius für die Suche sind wichtig, d.h. können wir am Wohnort suchen, oder ist es ggf. besser in der Nähe des Arbeitsortes zu suchen. Hier ist wichtig zu wissen, dass je nach Region auch eine längere Anfahrt notwendig sein kann, da gerade ländliche Gebiete nicht ausreichend mit Fachärzten abgedeckt sind.
Was passiert, nachdem der Bedarf geklärt wurde?
Nun kommt unser Versorgungsmanagement ins Spiel. Die Kollegen informieren sich über geeignete Behandler in der genannten Region und fangen an, telefonisch oder per Mail nach Terminen anzufragen.
Dies kann doch der suchende Mitarbeiter selbst auch tun, wo ist hier der Mehrwert?
Das ist absolut korrekt, diese Leistungen kann jeder auch selbst übernehmen. Unsere Stärke ist, dass wir speziell Mitarbeiter hierfür abstellen, die während der telefonischen Sprechzeiten der Praxen mit Zeit und Ruhe suchen und telefonieren können.
Im Arbeitsalltag der Betroffenen ist dies oft nicht möglich, da feste Arbeitszeiten oder Besprechungen und Termine eingehalten werden müssen. Weiterhin vergessen viele schlicht während des Tages, diese Anrufe zu tätigen, da sie gedanklich im Job sind. Auch ist es oft mit ein oder zwei Anrufen nicht getan.
Haben Sie die Möglichkeit, zeitnah Termine herauszusuchen?
Ja, denn auch hier spielt der Zeitfaktor eine große Rolle. Wenn wir einen Termin finden, der allerdings erst in einigen Monaten angeboten werden kann, suchen wir weiter, bis wir einen Termin zu einem früheren Zeitpunkt finden.
Facharzttermine sind zwar theoretisch leicht zu bekommen, allerdings oft mit einer monatelangen Vorlaufzeit. Nicht selten sind bis dahin die Symptome schlimmer und die Schmerzen größer geworden. Hier versuchen wir, das Optimum herauszuholen.
Welche Leistungen können Sie nicht übernehmen?
Wir dürfen aus datenschutz-rechtlichen Gründen keine Termine im Namen der Betroffenen vereinbaren. Daher geben wir die Information über einen freien Termin unverzüglich an den Betroffenen weiter. Dieser sollte dann schnellstmöglich Kontakt mit der Praxis aufnehmen und den Termin auf seinen Namen vereinbaren. Weiterhin sind Terminvereinbarungen bei einem bestimmten Facharzt nicht möglich. Wir unterstützen durch die Suche nach Fachgebiet und Radius.
Wenn der Suchende den Termin in der Praxis bestätigt hat, ist der Prozess dann für Sie beendet?
Wir bitten immer darum, eine Rückmeldung zu erhalten, sobald der Termin vereinbart wurde. Dies dient einerseits unserer Qualitätskontrolle, andererseits möchten wir umfassend Unterstützung geben und wissen, ob der Suchende tatsächlich einen Termin erhalten hat. Erst dann schließen wir den Prozess bei uns ab. Was nicht heißt, dass der Betroffene sich nicht erneut bei uns melden kann, wenn ein neuer Termin notwendig wird.
Können sich nur Betroffene melden, die einen Facharzttermin benötigen?
Das Versorgungsmanagement unterstützt alle Suchenden. Wenn Sie generell über eine Beratung hinaus Unterstützung benötigen, dann helfen wir Ihnen - und zwar schnell. Wir suchen auch zeitnahe Termine für ambulante oder stationäre Therapien, bzw. besprechen die jeweiligen Zugangswege, so dass die Suchenden immer genau wissen, was wann zu tun ist. Gerade bei der Therapieplatzsuche können wir Wartezeiten übrigens drastisch verkürzen.
Unser Ziel als EAP-Anbieter ist, den oder die Anrufende bei allen Themen rund um berufliche und private Fragestellungen zu unterstützen. Übrigens gilt dies auch für die Angehörigen der Beschäftigten unserer Kundenunternehmen.